株式会社ケアクラフトマン様では、スプレッドシートに記載された毎月の勤怠情報を、クラウド型の勤怠管理システムへ一件ずつ手入力していました。手元の表を見ながらの入力は時間がかかり、件数が増えるほど担当者の負担になっていました。

そこで、手元の勤怠情報から登録用のデータをまとめて作成し、一括で登録できる仕組みを用意しました。一件ずつの入力がなくなり、毎月の登録作業を大きく短縮できます。

登録するデータは事前に画面で確認でき、不要な項目は外せるようにしました。「何が登録されるのか」が見える状態で進められるため、安心して一括登録へ切り替えられます。

あわせて、システムが受け付けるデータ形式を整理し、そのまま登録できる形にまとめました。

Before

  • 手元の勤怠情報を見ながら、システムへ一件ずつ手入力していた
  • 件数が多いほど時間がかかり、入力ミスも起きやすかった
  • どの形式なら一括で登録できるかが分からず、まとめて登録に踏み切れなかった

After

  • 手元の勤怠情報から、登録用データをまとめて作成できる
  • 登録する内容を、事前に画面で確認できる
  • 登録に不要な項目は、選んで外せる
  • システムにそのまま取り込める形に整っている

できるようになったこと

  • 毎月の勤怠登録が、手入力からまとめての登録になり、作業時間を短縮できた
  • 登録前に内容を確認できるので、安心して切り替えられた
  • 登録に使える形式が明確になり、登録でつまずかなくなった